Produktive Zeit besser nutzen- Organisationsablauf
- Eingangsrechnungskontrolle
- Leistungsstark jedoch unkompliziert und anwenderfreundlich
- Eingangsvorgänge auf einen Blick
- Ordnerwälzen gibt es nicht
- Beziehungen zwischen Dokumenten setzen
- Gerüstet für die Zukunft
Produktive Zeit besser nutzen
Damit ersparen Sie sich die Zeit für die Ablage solcher Dokumente bzw. die Zeit zum Wiederfinden, wenn Sie dieses Dokument nach der Ablage wieder benötigen.
Organisationsablauf
Sämtliche Dokumente, die aus Ihrem Warenwirtschaftssystem heraus gedruckt werden, werden automatisch in Ihrem neuen Informationssystem in elektronischer Form gespeichert. Die Zuordnung zu dem Auftrag, Kunden oder Lieferanten erfolgt ebenso automatisch.
Die elektronische Ablage von jeder Art von Dokumenten in Papierform, die nicht aus der Warenwirtschaft kommen, erfolgt so einfach wie möglich, d. h. durch die Identifikation des Dokumentes durch ein Barcode-Etikett. Durch anschließendes Einscannen wird die nun entstandene elektronische Datei automatisch dem entsprechenden Kunden, Lieferanten und Auftrag zugeordnet.
Ebenso einfach und komfortabel erfolgt die Archivierung von jeder Art von elektronischen Dateien wie Excel-Tabellen und Word-Dokumenten. E-Mails können genauso komfortabel mit einem Mausklick direkt aus Ihrem E-Mail-Programm heraus archiviert werden.
Eingangsrechnungskontrolle
Eine weitere erhebliche Erleichterung für Ihr Büro ist die vollautomatische Eingangsrechnungskontrolle.
Durch ein genau durchdachtes System und durch eine Werteingabe bei der Eingangsrechnung werden vom System alle möglichen, noch nicht mit der Eingangsrechnung verknüpften Lieferscheine zur Gegenkontrolle vorgeschlagen. Durch ein einfaches Anhaken der Lieferscheine wird die Eingangsrechnung dann mit den entsprechenden Lieferscheinen gegen geprüft und geschlossen.
Leistungsstark jedoch unkompliziert und anwenderfreundlich
Mit DokuPro verfügen Sie über ein leistungsfähiges Archiverungssystem, das Ihr Büro in kürzester Zeit effizienter und damit noch produktiver macht.
DokuPro ist äußerst anwenderfreundlich, wodurch Ihnen das Arbeiten mit diesem Programm von Anfang an leicht fallen wird.
Eingangsvorgänge auf einen Blick
Ohne Mehraufwand beim Warenzugang werden die dazugehörigen Dokumente in ihrer logischen Reihenfolge gespeichert.
Bei der Eingangsrechnungskontrolle wird ein oder werden mehrere Lieferscheine und die dazugehörigen Vordokumente (z. B. Bestellscheine – eventuell vom Kunden unterschrieben) zu einer bestimmten Eingangs- rechnung gebunden.
Aus der Warenwirtschaft kann über die entsprechende Eingangsbuchungszeile des Artikels auf alle dazugehörigen Dokumente zugegriffen werden.
Ordnerwälzen gibt es nicht
Greifen Sie jederzeit über die Warenwirtschaft direkt auf vollständige Akten von Fahrzeugen oder Maschinen zu.
Ein Klick in der Warenwirtschaft genügt und Sie haben sofort sämtliche Dokumente eines zu einer Adresse verknüpften Objekts (wie z. B. ein Fahrzeug oder eine Maschine) – also den vollständigen Akt auf Ihrem Bildschirm.
Beziehungen zwischen Dokumenten setzen
In der Regel stehen diverse Dokumente (z. B. ein Eingangslieferschein für eine Maschine) mit anderen Dokumenten in Verbindung. DokuPro ermöglicht es Ihnen manuell diverse Dokumente auf einfachste Art und Weise miteinander zu verbinden.
Diese Beziehungen werden bidirektional gesetzt. Das bedeutet Sie können von jedem Dokument, dass mit einem anderen in Verbindung steht, zu allen Dokumenten gelangen, die sich in der selben Verbindung befinden.
Der Eingangslieferschein (Abb. Mitte) wurde mit den entsprechenden dazugehörigen Dokumenten (hier eine Eingangsrechnung einer Maschine bzw. ein Maschinenbestellschein) verknüpft. Der Benutzer öffnet hier den Eingangslieferschein und sieht die verbundenen „Kinddokumente“.
Würde der Benutzer diese Eingangsrechnung öffnen, würde er ebenso den verknüpften Eingangslieferschein bzw. den dazugehörigen Maschinenbestellschein sehen.
Die Dokumente „wissen sozusagen voneinander“.
Gerüstet für die Zukunft
- Rationalisieren Sie mit uns Ihr Office.
- Viele Dokumente und Daten können gescannt und elektronisch abgelegt werden.
- Wir ermöglichen mit unserer bewährten Lösung eine erhebliche Ersparnis bei den Kosten für Archivierung und Belegsuche.