Entscheidende Vorteile
Seit dem Jahreswechsel 2007/08 benutzen wir das Dokumenten-Management-System DokuPro. Eines sei vorweg erwähnt: Das komplett papierlose Büro ist wohl eher Fiktion als Wirklichkeit, aber dieses System hat uns entscheidende Vorteile, nicht nur in der geordneten Ablage von Dokumenten und Dateien, ermöglicht, sondern eine durchgehende Dokumentation von betrieblichen Abläufen und Geschäftsprozessen.
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Den Überblick behalten
Hauptüberlegung für die Anschaffung war die geordnete Ablage von Dokumenten und auch Dateien im Zusammenhang mit dem Kunden oder Lieferanten.
Aufgrund unserer Betriebsgröße sammelten sich im Laufe der Jahre eine Vielzahl an Papieren (Aufträge, Bestellscheine, Lieferscheine, Rechnungen, Fahrzeugpapiere, …) und auch Dateien (Angebote, E-Mails, Kalkulationstabellen, Bilder, …) an, die von Jahr zu Jahr mehr wurden.
Der Zugriff über die herkömmliche Papierablage bzw. über Ordnerstrukturen am PC wurde zunehmend unübersichtlich und sehr zeitaufwenig. Auch die Qualität der Ablage war teilweise mangelhaft.
Aus diesem Grund haben wir uns schon einige Zeit vorher mit dem DokuPro-System auseinandergesetzt um uns letztendlich für die Anschaffung zu entschließen.
Nur ein geringfügiger Mehraufwand
Die Erfassung der Dokumente ist ein geringfügiger Mehraufwand als herkömmliche Ablagesysteme, bringt aber entscheidende Vorteile.
Leistungen, die man nicht mehr vermissen möchte
- sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten
- schnelles Suchen von Dokumenten über Kunden, Lieferanten, Fahrzeuge oder Artikel
- hohe Qualität der Ablage – Erfassung muss strukturiert erfolgen muss und vor der Entsorgung des Papiers erfolgt eine Kontrolle der korrekten Erfassung und Verknüpfungen
- Papierablage entfällt (bis auf die gesetzlich vorgeschriebene Buchhaltung) – Platz- und Zeitersparnis nicht nur für das Abheften sondern auch für die weiterführende Entsorgung nach mehreren Jahren
- durchgängige Dokumentation von Geschäftsprozessen durch Verknüpfung von Dokumenten (Waren- und Maschineneingang, Auftrags- und Garantieabwicklung, …)
- erleichterte Eingangsrechnungskontrolle
- Unterstützung des Vertriebs durch die geordnete Ablage von Dateien
- Beweissicherung durch Ablage unterschriebener Dokumente (z.B. Kaufverträge, Arbeitsaufträge, Liefer- scheine, …)
Perfekt verschmolzen mit Magic Landtechnik
Um und auf ist die Anbindung an die bestehende Magic Landtechnik Anwendung. Durch einfaches Klicken erhält man in den jeweiligen Fenstern Zugriff auf die zugehörigen Dokumente.
Nach anfänglichen Zweifeln von einigen Mitarbeitern hat sich das System relativ rasch in den betrieblichen Ablauf integriert. Die Vorteile des Systems, die natürlich erst nach einer gewissen Zeit zu Tage treten, haben die Benutzer vollends überzeugt.
Positiv zu erwähnen ist vor allem auch die Flexibilität des Programmierers Thomas Estermann der stets ein offenes Ohr für die Anliegen der Anwender hat und diese versucht entsprechend umzusetzen. Auch während der Einführungsphase ist eine optimale Betreuung und gute Erreichbarkeit bei offenen Fragen gewährleistet.
Alles in allem kann ich dieses System wärmstens empfehlen und stehe für Präsentationen vor Ort (nach vorheriger Vereinbarung) auch gerne zur Verfügung.
| Beer Claus Geschäftsführung Bruno Beer Ges.m.b.H. Wiener Neustädterstraße 65 A – 2601 Sollenau |  |